segunda-feira, 2 de março de 2009

Medindo o sucesso na sua Distribuição

Em meu trabalho como consultor de produtividade e logística, algumas das questões mais recorrentes entre Atacadistas e Distribuidores versam sobre como reduzir seus custos de distribuição, como aumentar a produtividade do grupo de trabalho, como aumentar a fidelização dos clientes, e como melhorar a motivação dos funcionários.
Muitas vezes as soluções para esses problemas são buscadas em novas técnicas de venda, em ações de marketing, em seminários motivacionais, etc... mas como profissional de logística e crente ardoroso da teoria de sistemas, que diz que: "a otimização das partes não leva automaticamente à otimização do todo", eu devo lembrar que nenhuma ação comercial ou motivacional trará bons resultados se tomada isoladamente.
Eu não concebo o sucesso se não houver uma equipe comercial de ponta, e uma retaguarda com pessoal treinado, bom layout, e bons equipamentos.
Mas você já deve ter ouvido por aí, aquele que é um dos meus ditados prediletos: "Se você não consegue medir, também não consegue gerenciar".
Portanto, somente um bom sistema de movimentação e armazenagem de mercadorias, métodos de trabalho ergonômicos e racionais, bons sistemas de apoio (não necessariamente computacionais), e um efetivo controle dos custos e da produtividade, poderão em conjunto, oferecer uma base sólida para sustentar todas as outras ações visando alcançar o sucesso empresarial.
Então, o corolário daquele ditado deve ser:
"Se você não estiver medindo a coisa certa, então terá muito trabalho para gerenciar seu negócio".
Há muitas variáveis que definem a distribuição de bens e serviços, mas do ponto de vista estritamente logístico, há apenas alguns indicadores chave que realmente fazem a diferença e eles incluem o peso, às vezes o volume, a quantidade de entregas e de itens, e os recursos utilizados.
Para que o gerenciamento seja eficaz, os controles dessas variáveis devem focar as áreas de custos, de serviços e de produtividade.
Você tem elementos para responder as questões apresentadas abaixo?
• Quais são seus custos por unidade entregue no cliente?
• Qual o seu custo percentual da distribuição em relação ao seu faturamento?
• Qual o custo por m3, ou por tonelada distribuída?
• Qual o percentual de suas entregas que são feitas no prazo combinado?
• Qual o percentual de seus pedidos que são entregues corretamente em produtos e quantidades?
• Qual o percentual de produtos não atendidos por falta no seu estoque?
• Qual o tempo de cada entrega?
• Qual é o seu custo por quilometro rodado?
• Quantas linhas de pedido seu pessoal separa por hora?
• Qual o percentual de utilização de seus veículos?
Como pode ser percebido, os indicadores acima dependem da análise dos dados coletados sistematicamente durante algum tempo, de modo que haja consistência quanto às médias e variação das figuras encontradas.
 Defina previamente quais dados serão coletados, de que forma, e por quem, seguido de um plano viável para analisa-los e torna-los facilmente interpretáveis.
Isso lhe dará uma clara idéia do ponto em que sua empresa está.
 Em seguida, estabeleça um plano de ação para tomar decisões sobre as figuras resultantes. Para isso, será preciso também estabelecer claramente os critérios de comparação e as metas que devem ser atingidas.
E que essas metas sejam desafiadoras! Não me venha com "reduzir em 1,5% o tempo de minhas entregas" , ou "reduzir 0,5% do meu custo de entrega", porque isso não desafia ninguém.
No primeiro ano só será possível comparar os dados resultantes contra seu orçamento. No segundo ano do controle, você já poderá compara-los contra a realidade do ano anterior e apurar os seus ganhos ou suas perdas.
Não perca tempo! Examine as tendências negativas e estabeleça um plano de ação – documentado - para melhoria desses indicadores num tempo definido.
Por exemplo: 18 meses.
E por último mas não de menos importância:
Lembre-se que não basta "decretar" as metas. É preciso que seu pessoal comprometa-se em atingi-las.
Para isso escolha indicadores objetivos, que possam ser facilmente interpretados por todos os seus colaboradores.

Você ficará surpreso com os resultados obtidos!

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