quarta-feira, 18 de março de 2009

Requisitos para medição de produtividade

Produtividade é um dos componentes chave para o sucesso das empresas e para a competitividade no mercado. A produtividade pode se traduzir diretamente em reduções de custo e aumento da rentabilidade.

A produtividade pode ser melhorada basicamente através de 3 formas:

• Por racionalização do processo em si;
• Através da melhoria da utilização dos recursos;
• Através da melhoria do desempenho da equipe pelo uso de metas e incentivos.

Com o uso de um controle mais eficaz que o atual poderemos esperar algo como 5% de aumento de produtividade somente pelo fato dos colaboradores saberem que estão sendo controlados e que esse controle afetará o pagamento do PPR no final do semestre.
Com especificações mais estreitas do que a força de trabalho é capaz de realizar, haverá naturalmente uma menor quantidade de horas extras necessárias para atender à demanda.

A produtividade é afetada por um elenco de fatores, alguns internos e outros externos.

Fatores internos que afetam a produtividade:
 Localização dos produtos no armazém;
 Tipo de equipamento de movimentação;
 Layout do documento utilizado para separação e conferência;
 Quantidade de operações ou retrabalhos envolvidos quotidianamente no processo;
 Treinamento e motivação dos colaboradores envolvidos no processo;
 Fatores ergonômicos tais como iluminação, nível de ruído, e ventilação do ambiente de trabalho;
 Absenteísmo e turnover;

Fatores externos que afetam a produtividade:
 Quantidade de itens e quantidade por item envolvidos numa carga;
 Tamanho da demanda no período;
 Características especiais da carga necessárias para atendimento do cliente;
 Modificações de última hora nas características das cargas (volume, arranjos, inclusão ou retirada de itens, etc...);
 Falta de veículos;
 Falta de produtos;
 Impedimentos ao trabalho (ex.: falta de energia);

Para decidir o que deve ser medido, deveremos fazer inicialmente quatro perguntas:

1. O que nossa operação pretende produzir?;
2. Como medir isso de forma conveniente?;
3. Qual fórmula matemática calcula isso?;
4. Quais são as fontes de dados que temos disponível?.

Através dessa seqüência, evitaremos perder-se no meio de dados excessivos, e poderemos assegurar que as medidas atingirão o alvo correto.
Além disso, o conjunto de medidas deverá possuir determinadas características que garantam sua eficácia.

Tais características podem ser resumidas como:

validade - A medida fornece acompanhamento das necessidades verdadeiras dos clientes ou da produtividade real?;
cobertura - a medida ou grupo de medidas cobre todos os fatores relevantes?;
comparabilidade - a medida pode ser comparada ao longo do tempo e em diferentes locais?;
abrangência – todos os recursos que geram um output são cobertos pelas medidas?;
utilidade - a medida serve para guiar ações, sejam corretivas ou de planejamento?;
compatibilidade - a medida é compatível com os dados disponíveis e com o fluxo de informações?;
custo/benefício - O custo de se obter a medida compensa os benefícios potenciais?.

Para implementar um sistema de controle de produtividade siga os seguintes passos:

1. Segregue as diversas áreas de trabalho: recebimento, armazenagem, separação, reposição, preparação, carregamento;

2. Utilize os dados históricos como uma base para o início do controle;

3. Estabeleça as metas de produtividade baseadas na análise do rendimento histórico. Tipicamente deveria se negociar metas de ganho entre 5% e 15% da produtividade obtida no ano anterior;

4. Monte paineis mostrando o rendimento de cada departamento. Uma das causas mais comuns de falhas num sistema de medição de desempenho é que eles tem que sempre ser a sensação de novidade. A chave para a continuidade é a comunicação. Pode ser uma boa idéia estabelecer informações do tipo:

• Como foi o desempenho do ano anterior;
• Quais são as metas para essa semana/mês;
• Qual foi o desempenho real durante a última semana/mês; etc...

Decida quais são as informações relevantes para a operação em termos que o pessoal operacional esteja apto a entender.
E é imperativo que esses quadros sejam atualizados semanalmente;

5. Comunicação: Comunique, comunique, comunique.
Teremos que nos assegurar que os líderes e supervisores comuniquem os resultados aos seus departamentos diariamente, no início de cada turno. Isto é, devemos praticar a filosofia de melhoramentos contínuos usada pelos japoneses quando adotaram o TQM (total quality management). Cada pedra no caminho deverá ser eliminada de modo a evitar que o pessoal não consiga atingir suas metas. Esse processo identificará outros desafios e oportunidades para fazer melhorias operacionais.

6. Divida as recompensas.
Uma das questões primordiais que os empregados levantarão é: E daí! O que eu ganho com isso? Aperfeiçoando e formalizando o que já vem sendo feito, algum tipo de incentivo deverá ser oferecido a cada vez que as metas mensais forem atingidas. Tal como hoje, incentivos poderão ser reconhecimento, pontos de recompensa, ou um incentivo financeiro. Empregados ficam orgulhosos quando atingem suas metas.
As metas precisam ser definidas cuidadosamente para evitar enganos. Se os dados históricos não forem suficientemente confiáveis e com desvios pequenos, poderemos ter a supresa que a meta “difícil” de aumentar a produtividade em 20%, seja ultrapassada no primeiro mês sem esforço e todo o plano de incentivos vá pelo ralo.

Um outro ponto muito importante é que mudanças levam tempo.
Implementar o sistema de medição de desempenho envolverá não só os supervisores como também o pessoal operacional. Eles tem informações importantes que serão úteis e poderão ser incorporadas à iniciativa corporativa. Será importante ouvirmos o que todos tem a dizer. Isso assegurará que a idéia seja assimilada facilmente e proporcionará uma implementação suave e sem tropeços.

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