quarta-feira, 15 de junho de 2016

A ineficiência nossa de cada dia - Perguntas que não calam

Há muito tempo, visitando o Rio de Janeiro como turista com a família, resolvemos ir ao Pão de Açúcar.  Achei muito estranho o fato de que, no bondinho, pagamos somente a passagem de ida.  A passagem de volta foi paga lá no alto.
Daí surgiu a pergunta: Será que é muito grande o percentual dos passageiros que desce o rochedo de rapel, voando, que se joga, sei lá?  Porque não me parece fazer sentido que se cobre por trecho, algo que é o único meio de transporte para a ida e para a volta.

Mais recentemente, meu filho voltando de Ilhabela, descobriu que a passagem da balsa é paga no sentido Continente – Ilha, e novamente no retorno.  Pergunta:  Será que tem muito turista que volta à nado?  Ou a quantidade de  carros anfíbios no Brasil é muito grande?  Nesse caso não precisaria nem da balsa né!

Por que essas cobranças não poderiam ser feitas em um único evento, economizando papel, funcionários, tempo e tudo o mais?

Ontem, acompanhei minha esposa a um hospital do convênio para um pequeno procedimento dermatológico para o qual ela já havia recebido indicação através de uma consulta prévia.  Na recepção, o sempre presente dispensador de senhas numéricas.  Depois de uma espera razoável, um tempo de atendimento mais longo ainda para o preenchimento da papelada.

Depois de preenchidos todos os formulários, feitas as assinaturas, carimbos, benzeduras e outros ritos no guichê, foi solicitado a ela que se dirigisse à ala dos consultórios e aguardasse a chamada. Lá estávamos e, depois de algum tempo vem a funcionária da recepção trazendo um punhado de papeis e depositando em um escaninho na porta do consultório.

Quanto tempo se perde em atividades inúteis?

Mais um tempinho de espera e sai o médico para recolher os formulários, entra novamente no consultório (provavelmente para ler do que se trata), e depois inicia a chamada dos pacientes.  Ora, estamos em 2016, será que não seria mais prático que cada médico recebesse online a ficha dos pacientes designados?  
Ah, e antes de executar o procedimento, o médico solicitou que a paciente voltasse à recepção para preencher novos formulários para que ele pudesse realizar o procedimento.

Ora, mas se já havia uma indicação prévia declarada logo ao chegar, por que todos os formulários não foram preenchidos de uma só vez?

A conclusão é que gastamos mais tempo na recepção preenchendo a papelada do que no procedimento propriamente dito, que não chegou a demorar 5 minutos.

Em quantos outros lugares como Bancos, Correios, Postos de combustível, e mesmo de forma mais prosaica em bares, restaurantes e padarias, não nos deparamos com esse mau uso dos recursos?
Esses são apenas alguns exemplos que compõem o custo (escondido) da nossa ineficiência crônica, que derrubam o nível de serviço, e que fazem com que tudo demore mais e demande recursos desnecessários.
Sabe por que?   Porque parece que o ato de pensar está cada vez menos valorizado e a criatividade deu chá de sumiço.  Temos os recursos mas continuamos repetindo coisas do tempo em que sequer existiam computadores. Isso faz com que milhares de horas e milhões de Reais sejam gastos sem que se acrescente uma mísera gota de valor ao produto ou ao serviço.

Está na hora de cada um de nós fazer algo no sentido de eliminar a ineficiência nossa de cada dia.

E você, o que anda fazendo para racionalizar as suas atividades diárias no trabalho?

quarta-feira, 8 de junho de 2016

Por que aumentar a variedade de itens no portfólio pode ser um problema?



Outro dia, fui até uma loja de ferragens aqui da cidade, famosa por ter um imenso portfólio (segundo o proprietário são mais de 50.000 itens), para comprar parafusos. 
Mas a resposta para os 3 tipos de parafusos sobre os quais eu perguntei foi o clássico “Putz!  Acabou e o fornecedor ainda não entregou”.  
Além da minha frustração, três perguntas ficaram no ar:
  • ·        Será que os fornecedores, de fato, atrasaram a entrega de três itens quaisquer, coincidentemente aqueles dos quais eu precisava?  
  • ·        Será que esse itens faziam parte do portfólio da loja? 
  • ·        Será que ele encontrou esse itens onde deveriam estar armazenados?

Isso me fez lembrar aquela frase do mestre Taiichi Ono “Quanto mais inventário você tem, menos provável é encontrar o que você precisa”.

Seu nível de falha pode ser 0,001% mas para o cliente não atendido será 100%

Do ponto de vista de melhorar o nível de serviço, uma variedade maior de itens significa dar um passo na direção da responsividade, visto que o consumidor terá um maior leque de opções. Entretanto, isso só será verdadeiro se o cliente encontrar aquilo que deseja, visto que para o cliente não importa se a loja tem 5, 10, ou 100.000 itens em seu catálogo, se aquele necessário ou desejado no momento não é encontrado.
Por outro lado, do ponto de vista da rentabilidade, a proliferação de SKUs principalmente se carente de controle, poderá levar a custos maiores de manutenção do estoque para garantir que não acontecerá a indesejável ruptura, o que equivale dizer que isso implicará em menor lucro. E é bom lembrar que estoques excessivos agravam também as perdas por obsolescência ou pelo fim da vida de prateleira de muitos itens.

Quer atender bem seus clientes? 

Não se iluda. Além de definir bem qual é o seu mercado, é importante que você se organize:

Primeiro, obtenha o pleno controle sobre o seu inventário, tanto quantitativamente quanto em relação à localização dos itens no armazém; depois crie as condições para antecipar a demanda através da análise do histórico das vendas, e só então invista na diversificação que lhe permitirá oferecer mais opções aos seus clientes.

Em uma próxima postagem falaremos um pouco sobre a análise do histórico de vendas e movimentação de produtos. Conte conosco!

quarta-feira, 1 de junho de 2016

Responsividade e Eficiência. Como equilibrar?

O primeiro objetivo de qualquer cadeia de suprimentos é a satisfação dos desejos e das necessidades dos consumidores, e gerar lucro para os envolvidos.
A forma como esses objetivos são tratados, separa as estratégias e os comportamentos das cadeias de suprimentos em responsivos ou eficientes.
Nesse contexto, a responsividade é definida como a habilidade da cadeia, em responder adequadamente às demandas dos consumidores, de forma rápida, com bom nível de serviço e dando-lhes uma gama mais ampla de escolhas, e ser rápida em adaptar-se às mudanças do mercado.
Por outro lado, uma cadeia eficiente é aquela que foca na redução de custos em primeiro lugar, preocupando-se que nenhum recurso seja desperdiçado ou que nela ocorra algum tipo de atividade que não adicione valor ao produto ou serviço.
Cadeias eficientes, portanto, oferecem menos valor adicionado, mas em compensação conseguem oferecer custos menores.
Do macro ambiente da Cadeia de Suprimentos para o micro ambiente de cada empresa dentro dessa cadeia, essas características se repetem.
Para entender de modo simples, o que é uma empresa eficiente e o que é uma empresa responsiva, vou dar um exemplo que, eu creio, não deixará dúvidas.

A empresa eficiente

Uma empresa eficiente é como aquele boteco que serve boas refeições, porém na modalidade “PF” ou prato feito.
Para cada dia da semana há um cardápio fixo, com somente umas poucas opções, ou mesmo uma única.  O consumidor sabe exatamente o que terá, a qualidade é boa (isso é imperativo), e o preço oferecido é atrativo. Portanto, o benefício em relação ao custo é bom, mas não há o que esperar em termos de serviços adicionais como opções de pratos, sofisticação, ou qualquer outro adicional.
Nesse contexto, a empresa consegue ter custos baixos, exatamente porque consegue trabalhar com um estoque enxuto, seus processos são mantidos simples, a mão de obra pode ser menos especializada, e portanto a empresa consegue praticar uma margem mais alta.

A empresa responsiva

Por outro lado, uma empresa responsiva é como aquele restaurante que serve seus consumidores sob a forma de buffet (a quilo ou self-service).  Oferece ao consumidor uma gama de opções de entradas, saladas, pratos quentes e sobremesas.
Para obter uma boa qualidade, tem que investir mais em equipamentos e utensílios, nos estoques , em mão de obra mais especializada, e corre um maior risco pela variação da demanda diária. Portanto, oferece um serviço mais “atraente”, mas a um preço maior para seu consumidor, e precisa praticar uma margem menor para ser competitivo

Mas o que é melhor para minha empresa?

É claro que o desafio é conseguir o melhor dos dois mundos: Manter os custos baixos e oferecer o melhor serviço ao consumidor. Mas isso, convenhamos, não é simples! Tampouco fácil.
Decidir qual o equilíbrio entre eficiência e responsividade, que seja mais adequado para a empresa, é o nome do jogo.
Para isso as empresas costumam contar com 3 ferramentas básicas para sua proteção contra as variações de demanda: Os inventários, sua capacidade de produção, e o tempo necessário para o processamento de seus produtos.  Aumentar os seus estoques, ter alguma supercapacidade, e contar com tempos extras, permitem que as variações de demanda possam ser melhor absorvidas. Entretanto isso pode custar um bocado de dinheiro.
Estoques altos são um indício de que algo não está devidamente sob controle. Portanto, conseguir reduzir a variabilidade é uma estratégia melhor do que aumentar os estoques.
Qualquer que seja o seu posicionamento no mercado, para obter a melhor solução é preciso contar com um Sistema de informações capaz de lhe permitir antecipar a demanda, planejar estoques mais enxutos, e  consequentemente manter os custos baixos e os clientes satisfeitos.
Conforme disse a escritora C. J. Cherryh* em seu livro “Chanur’s Legacy”
“Os negócios não tratam de bens. Negócios tratam de informações. Os bens ficam dormindo nos armazéns até que a informação os mova”.

Pense nisso!
* Carolyn J. Cherry é uma escritora americana de ficcção científica e mundos fantásticos.